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※内容は一般的な実務情報の概要のため、最終的な判断は最新の公式情報や専門家への確認を前提にしてください。
Tool Article
このページは読むだけの記事ではありません。文書の種類と状況からプロンプトを生成するフォーム、文書別の書き方、入れてはいけない情報の判定表、送信前チェックリストを利用できます。AIの出力は必ず人が確認してから使ってください。
この記事でできること
まず結論
ChatGPTは、ビジネス文書の下書き作成に向いています。コツは、固有情報を入れずに仮名・サンプルで相談し、出力後に自社の情報へ差し替えること。そして、宛名・金額・日付・敬語を人が確認してから送ることです。
図解：ビジネス文書をAIで仕上げる手順
ChatGPTでビジネス文書を作るときは、次の5ステップで進めると安全に仕上がります。固有情報は入れず、出力は人が確認してから送ります。
仮名・サンプルに置き換えて状況を書き出す
文書の種類を選びプロンプトを生成する
ChatGPTで下書きを作る
宛名・金額・日付・敬語を人が確認する
自社情報に差し替えて送付する
プロンプト生成フォーム
文書の種類を選び、状況を入力して生成すると、そのまま使えるプロンプトが作成されます。コピーしてChatGPT等に貼り付けてください。取引先名・金額・口座情報などの固有情報は入力しないでください。
文書を選び、状況を入力して生成すると、コピーできるプロンプトが表示されます。
AIの出力は必ず人が確認してから使ってください。宛名・金額・日付・固有名詞・敬語表現に誤りがないか確認し、自社の事実に合わせて修正します。事実と異なる内容や不自然な表現が混ざることがあります。
文書別の書き方のポイント
定型文書は「型」を押さえると、AIの下書きを短時間で仕上げられます。
| 文書 | 構成の型 | トーンの注意 |
|---|---|---|
| 送付状 | 宛名→あいさつ→送付物→お願い→結び | 簡潔・丁寧。送付物の点数を明記 |
| 督促 | 事実確認→入金のお願い→行き違いのお詫び | 関係を損ねない柔らかい表現に |
| 値上げ案内 | 背景→対象→適用時期→継続のお願い | 誠実に。理由は簡潔に説明 |
| お詫び | 事実説明→お詫び→原因と再発防止→今後のお願い | 言い訳を避け、簡潔・誠実に |
入れてはいけない情報の判定表
AIに相談するときは、入力する情報を切り分けます。固有情報は入れず、出力後に自社で差し替えるのが安全です。
| 情報の種類 | 判定 | 扱い方 |
|---|---|---|
| 取引先名・担当者名 | 入れない | 「貴社」「ご担当者様」など一般表現にする |
| 口座番号・認証情報 | 入れない | そもそも入力しない |
| 未公表の金額・数値 | 入れない | サンプル値で相談し、後で差し替える |
| 秘密保持義務のある内容 | 入れない | 一般化した内容にとどめる |
| 一般的な制度・書き方の質問 | 入れてよい | そのまま相談できる |
| 仮名・サンプルに置き換えた状況 | 入れてよい | 出力後に自社の情報へ差し替える |
取引先名・口座情報・未公表数値は入力しない。生成結果は必ず人が確認し、固有情報は出力後に自社で差し替えてください。社内ルールとして明文化しておくと安全です。
会社全体での機密情報の扱い・許可ツール・社内規程づくり（情報漏洩・シャドーAIの対策）は、生成AIの社内ガイドラインと情報漏洩対策にまとめています。あわせて確認してください。
送信前チェックリスト
AIで作った文面を送る前に確認したい項目です。画面上でチェックできます（保存機能はありません）。
実演：状況から送信前確認まで
既存の生成フォームの出力を使い、「状況 → プロンプト → AIの回答例 → 送信前の人の確認」の流れを2件で示します。AIの回答例はイメージで、宛名・金額・社名はサンプル値です（実在の企業・取引ではありません）。固有情報は入力せず、出力は人が確認してから送ります。
実演1：督促（入金のお願い）
状況（サンプル）：取引先（仮名）への請求書1通の入金が期日を過ぎた。これまで取引は良好。行き違いの可能性も考え、関係を損ねず柔らかくお願いしたい。
取引先への入金のお願い（督促）の文面を、関係を損ねない丁寧な表現で作成してください。事実の確認→入金のお願い→行き違いの場合のお詫び、の順で。取引先名・金額は伏字のままにします。 --- 状況（入金期日・経緯など。固有情報は伏せる）：請求書1通分の入金が期日を過ぎている。取引は良好。行き違いの可能性も考慮し柔らかく。
AIの回答例（イメージ・サンプル値）
件名：お支払い状況のご確認のお願い
〇〇株式会社 ご担当者様
平素より大変お世話になっております。〔自社名〕でございます。
〔請求書番号〕につきまして、お支払期日を〔期日〕とさせていただいておりましたが、本日時点で入金の確認が取れておりません。お手数ですが、お手元の状況をご確認いただけますと幸いです。
なお、すでにお手続き済みの場合は行き違いですので、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
※〔 〕はサンプルの差し替え箇所です。実在の企業・取引ではありません。
ここを人が確認：宛名・敬称、請求書番号・金額・期日が正しいか、行き違いへの配慮表現、差出人。送信前は送信前チェックリストで最終確認します。
実演2：値上げ・価格改定の案内
状況（サンプル）：原材料費の上昇により、一部サービスの価格改定を案内したい。適用時期は数か月先。今後も継続して取引いただきたい。
価格改定（値上げ）の案内文を作成してください。改定の背景→対象→適用時期→今後も継続してお願いしたい旨、の順で、丁寧で誠実な表現にしてください。具体的な金額・取引先名は伏字のままにします。 --- 状況（改定の理由・対象・時期。固有情報は伏せる）：原材料費の上昇により一部サービスを改定。適用は数か月先。継続のお願いを添える。
AIの回答例（イメージ・サンプル値）
件名：価格改定のお知らせ
お客様各位
平素より格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。
このたび、〔対象サービス〕につきまして、〔背景：原材料費の上昇等〕により、〔適用時期〕より価格を改定させていただくこととなりました。
何卒ご事情をご賢察のうえ、引き続きのお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
※〔 〕はサンプルの差し替え箇所です。実在の企業・取引ではありません。
ここを人が確認：対象・適用時期・改定理由が事実と合うか、金額や条件、敬語・トーン。送信前は送信前チェックリストで最終確認します。
Before / After：ゼロから作文とAI下書き＋人の確認
同じ文書でも、ゼロから書くか、AIの下書きを人が確認するかで進め方が変わります。AIは下書きを担い、最終確認・送付の判断は人が行います（短縮できる時間は文書や状況により異なります）。
文章作成の整理を広げたいと感じたら
定型文書の下書きに慣れてきたら、要約・FAQ・議事録整形などにも広げられます。目的に合わせてAI・効率化ツールを比較しましょう。
FAQ
ChatGPTの文章をそのまま送ってもよいですか？
おすすめしません。AIの出力は下書きとして使い、宛名・金額・日付・固有名詞・敬語を人が必ず確認・修正してから送付してください。事実と異なる内容や不自然な表現が含まれることがあります。
取引先名や金額を入力してもよいですか？
避けるのが安全です。取引先名・担当者名・口座情報・未公表の金額は入力せず、仮名やサンプルに置き換えて相談し、出力後に自社で実際の情報へ差し替えてください。
どんなビジネス文書を作れますか？
送付状、督促、値上げ案内、お詫びなど、定型的なビジネス文書の下書き作成に向いています。本記事のプロンプト生成フォームから、文書の種類と状況に応じたプロンプトを作成できます。
無料版でも使えますか？
文章作成は無料の範囲でも行えますが、機能・利用規約・情報の取扱いは変わるため、社内ルールに合わせて利用範囲を決めてください。最新の内容は公式サイトで確認してください。
参考リンク（公式）
業務プロンプトをまとめて作る
文書作成だけでなく、経理・労務・議事録にも使えるプロンプトは専用ツールで生成できます。
業務プロンプトジェネレーターを使うまとめ
ChatGPTはビジネス文書の下書き作成に役立ちます。固有情報を入れずに仮名・サンプルで相談し、出力後に自社の情報へ差し替え、事実と敬語を人が確認してから送るのが基本です。プロンプト生成フォームと送信前チェックを使って、安全に効率化しましょう。
この記事は一般的な実務情報の提供を目的としています。文面の最終確認や法的・契約上の判断は、自社の責任者や専門家へ確認してください。
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