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※内容は一般的な実務情報の概要のため、最終的な判断は最新の公式情報や専門家への確認を前提にしてください。
Tool Article
このページは読むだけの記事ではありません。AI議事録の流れを図解で確認し、会議の種類と機密度から利用可否を判定するツール、入れてはいけない情報、導入前チェックリストを利用できます。AIツールの機能・料金は変動するため、具体的な内容は各公式サイトで確認してください。
この記事でできること
まず結論
AI議事録は「録音→文字起こし→要約→共有」を自動化できますが、便利さの前に情報の切り分けと社内ルールを決めることが重要です。会議の種類と機密度に応じて、録音の可否・入力する情報・確認者を決めておきましょう。
図解：録音から共有までの流れ
AI議事録の基本的な流れです。各ステップで、情報の取扱いと確認のポイントがあります。
事前に同意を得て録音または会議音声を取り込む
AIが音声をテキスト化する（誤認識を前提に確認）
決定事項・ToDo・保留事項に整理する
担当・期日・数値・固有名詞を確認し修正する
保存場所・期間・閲覧範囲のルールに沿って共有する
ToDoを担当・期日つきで管理に連携する
利用可否の判定ツール
会議の種類と機密度を選ぶと、AI議事録を使ってよいかの目安と、社内ルールで決めるべき項目を表示します。正式な可否判定ではなく、一般的な整理です。
Input
入力カード
Result
結果カード
会議の種類と機密度を選ぶと、ここに利用可否の目安が表示されます。
入れてはいけない情報
次の情報は、録音・文字起こし・AIへの送信を避ける（社内ルールで明文化）。
- 個人情報（氏名・連絡先・評価・健康情報など）
- 取引先名・担当者名や、秘密保持義務のある会議内容
- 未公表の財務数値・人事情報
- 未公表の重要事実（インサイダー情報になり得る内容）
- パスワード・口座情報などの認証・決済情報
上記は一般的な注意点です。実際の取扱いは、自社の情報管理規程・取引先との取り決め・各ツールの利用規約に従ってください。
導入前チェックリスト
AI議事録を導入する前に決めておきたい項目です。画面上でチェックできます（保存機能はありません）。
手書きメモでの議事録に限界を感じたら
手書きやキーボードでの議事録は、発言の取りこぼしや清書の手間が負担になりがちです。AI議事録ツールを使うと、文字起こしと要約の下準備を自動化し、確認・共有に時間を使えるようになります。
FAQ
AI議事録ツールは無料で使えますか？
無料の範囲があるツールもありますが、利用できる時間・人数・保存期間・連携機能などは製品ごとに異なります。料金や機能は変動するため、最新の内容は各ツールの公式サイトで確認してください。
AI議事録に入れてはいけない情報はありますか？
個人情報、取引先名、未公表の財務・人事情報、インサイダー情報になり得る未公表の重要事実、秘密保持義務のある内容などは、安易に録音・送信しない運用が安全です。機密度に応じて録音の可否や情報のマスキングを社内ルールで決めましょう。
録音には参加者の同意が必要ですか？
トラブルを避けるため、録音やAIでの文字起こしを行う場合は、事前に参加者へ周知し同意を得る運用が望ましいです。特に社外の相手が含まれる商談では録音の可否を確認しましょう。
AIの要約はそのまま議事録にできますか？
要約はたたき台として有効ですが、決定事項・担当・期日などの重要事項は必ず人が確認・修正してください。誤認識や抜けがあるため、正式な議事録は人の確認を前提にします。
この判定ツールの結果はそのまま使えますか？
使えません。会議の種類と機密度から利用可否の目安を示すものです。実際の可否は、自社の情報管理規程・取引先との取り決め・各ツールの利用規約をふまえて判断してください。
参考リンク（公式）
まとめ
AI議事録は、録音から共有までの下準備を自動化できる便利な仕組みですが、情報の切り分けと社内ルールが前提です。会議の種類と機密度に応じて、録音の可否・入力情報・確認者を決めましょう。機能・料金は変動するため、導入時は各ツールの公式サイトで最新情報を確認してください。
この記事は一般的な実務情報の提供を目的としています。情報管理・契約・法務の判断が必要な場合は、社内規程や弁護士などの専門家へ確認してください。
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