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※内容は一般的な実務情報の概要のため、最終的な判断は最新の公式情報や専門家への確認を前提にしてください。
中小企業の経理・総務では、Excelファイルをメールで回すよりも、Googleスプレッドシートで同じ表を共有した方が、最新版の確認や複数人での入力がしやすくなります。特に経費一覧、備品台帳、問い合わせ管理、月次チェック表のような「更新する表」は、誰がどこまで入力したかを同じ画面で見られることが大きな利点です。
この記事でできること
中小企業の経理・総務で使う基本
Googleドライブの公式ヘルプでは、ファイルやフォルダを他のユーザーと共有でき、共有相手の権限として「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」を選べると案内されています。また、リンクを知っている全員にアクセスを許可すると、アクセスできるユーザーが制限されない点も説明されています（2026年6月時点）。
- 共有：関係者のメールアドレスを指定して共有します。部署全体で使う表は、個人ではなく共有ドライブやグループで管理すると引き継ぎしやすくなります。
- 権限：入力担当は編集者、確認だけの人は閲覧者、コメントだけでよい人は閲覧者（コメント可）に分けます。
- 同時編集：複数人で同じシートを開いて更新できます。最新版ファイルが複数に分かれにくく、月末の回収作業を減らせます。
最初に作るなら、経費一覧や備品台帳のように「入力欄」と「集計欄」を分けやすい表がおすすめです。請求書や証憑そのものの管理は、電子帳簿保存法や会計ソフトとの関係もあるため、経費精算の流れとルール作りとあわせて確認してください。
実務で使う関数の要点
この記事で扱う関数は、Google ドキュメント エディタ ヘルプで存在と構文を確認しています（2026年6月時点）。関数そのものを覚えるより、どの実務で使うかを先に決めると定着しやすくなります。
| 関数 | 公式で確認した構文の要点 | 実務での使いどころ |
|---|---|---|
| SUM | 数値や範囲の合計を返す。例: SUM(A2:A100) | 経費一覧の税込金額合計、月次集計の総額チェック。 |
| SUMIF | 条件に一致する範囲だけを合計する。例: SUMIF(A1:A10,"支払い済み",B1:B10) | 科目別・月別・担当者別の経費集計。 |
| XLOOKUP | 検索範囲から一致を探し、結果範囲の値を返す。 | 科目マスタから税区分の目安や確認メモを引く。 |
| VLOOKUP | 範囲の最初の列で検索し、指定列の値を返す。完全一致は FALSE 指定が推奨される。 | 既存の縦長マスタから科目名・部門名を引く。左側検索が必要ならXLOOKUPを検討。 |
| IF | 論理式がTRUEなら指定値、FALSEなら別の値を返す。 | 金額が入った行だけ「要確認」と出す、証憑URLが空なら注意を出す。 |
Good Choiceの配布テンプレートでは、入力シートの月列に IF、科目から税区分の目安を引く欄に XLOOKUP、月次集計と科目別集計に SUM / SUMIF / SUMIFS を使っています。自社で列を増やす場合も、まずは「入力」「マスタ」「集計」を分けると壊れにくくなります。
簡易台帳・集計の作り方
入力シートを作る
日付、月、科目、金額、税区分、メモ、証憑URLを1行1件で入力します。月列は日付から自動表示にすると集計しやすくなります。
科目マスタを作る
旅費交通費、消耗品費、会議費などの科目と、税区分の目安を一覧化します。入力ミスを減らすため、選択式にします。
月次集計を作る
SUMIF で月ごとの合計を出し、科目別集計も別表で確認します。入力合計と月次集計合計の差額が0になるかを見ます。
共有範囲を決める
入力担当、確認担当、閲覧のみの人を分けます。リンク共有を使う場合は、誰でも見られる状態になっていないか確認します。
配布テンプレート：経費集計シート
このページ用に、経費集計シートをxlsx形式で用意しています。Googleスプレッドシートで直接生成するのではなく、xlsxをダウンロードしてGoogleドライブにアップロードし、Googleスプレッドシートで開く流れです。
経費集計シート（Googleスプレッドシート取込用）
日付、科目、金額、税区分、メモを入力し、月次集計と科目別集計を確認できます。ReadmeシートにはライセンスとSheetsで開く手順を入れています。
Googleスプレッドシートにインポートして使う手順
- 上のボタンからxlsxをダウンロードします。
- Googleドライブにアップロードします。
- アップロードしたファイルを開き、上部の「Googleスプレッドシートで開く」を選びます。
- 必要に応じてGoogleスプレッドシート形式として保存し、自社用に列や科目を調整します。
Excel・会計ソフトとの使い分け
Googleスプレッドシートは、複数人で更新する管理表に向いています。一方で、正式な会計帳簿、仕訳、証憑保存、インボイス対応まで任せるには会計ソフトの方が向いています。
- Googleスプレッドシート：経費一覧、簡易台帳、月次チェック表、社内共有用の集計表。
- Excel：印刷レイアウト、複雑な既存ファイル、社内で長く使っているマクロや細かい書式がある表。
- 会計ソフト：仕訳、試算表、決算、インボイス、電子帳簿保存法対応、税理士との共有。
会計ソフトへ移す判断は会計ソフトの選び方、固定資産の管理表を作る場合は固定資産台帳の作り方も確認してください。スプレッドシートは「入力を集める・見える化する」役割、会計ソフトは「正式な会計処理を残す」役割と分けると運用しやすくなります。
共有範囲・誤公開の注意
経費データには個人名、取引先名、金額、証憑URLが含まれることがあります。リンクを知っている全員に公開しない運用を基本にしてください。
- 共有相手はメールアドレスで指定し、編集者を必要最小限にする
- 確認だけの人は閲覧者または閲覧者（コメント可）にする
- 「リンクを知っている全員」になっていないか、共有前に必ず確認する
- 退職者や担当変更があったら、共有権限と所有者を見直す
- 証憑URLを入れる場合は、その証憑ファイル側の権限も確認する
FAQ
Googleスプレッドシートだけで経理処理は完結できますか？
簡易集計や社内確認には使えますが、正式な仕訳、決算、証憑保存、インボイス対応まで含めるなら会計ソフトとの使い分けが必要です。スプレッドシートは入力・共有・見える化の補助として使うのが現実的です。
配布テンプレートはGoogleスプレッドシート形式ですか？
配布形式はxlsxです。ダウンロード後にGoogleドライブへアップロードし、Googleスプレッドシートで開いて使います。Readmeシートにも同じ手順を記載しています。
XLOOKUPとVLOOKUPはどちらを使えばよいですか？
既存の縦長マスタを右方向に検索するだけならVLOOKUPでも使えます。検索列と結果列を別々に指定したい場合や、左側の列を返したい場合はXLOOKUPが扱いやすいです。公式ヘルプでもXLOOKUPは検索範囲と結果範囲を分けて指定する関数として案内されています（2026年6月時点）。
まとめ
Googleスプレッドシートは、経費一覧や簡易台帳のように複数人で更新する表に向いています。共有権限を整理し、入力シート・マスタ・集計シートを分け、SUM/SUMIF/XLOOKUP/IFを必要な場面に絞って使うと、非エンジニアでも運用しやすくなります。正式な会計処理や証憑保存は会計ソフトと役割分担し、スプレッドシートは入力と見える化の入口として使いましょう。
社内の表管理をWorkspaceで整える場合
スプレッドシートを個人利用ではなく会社の業務基盤として使う場合は、共有ドライブ、管理者、退職時の権限整理まで含めてGoogle Workspaceのプランを確認してください。
出典：Google ドキュメント エディタ ヘルプ「Google ドライブのファイルを共有する」（support.google.com）、同「Excel と Google スプレッドシートの両方を使用する: ベスト プラクティス」（support.google.com）、同「SUM」「SUMIF」「VLOOKUP」「XLOOKUP 関数」「IF」（各Google公式ヘルプ）。いずれも2026年6月時点。機能・画面表示・関数仕様は変更される場合があるため、最新は公式ヘルプでご確認ください。本記事は一般的な情報提供を目的としており、個別の会計・税務判断は専門家に確認してください。
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